佛山市网商协会档案管理制度

第一章　总　则

第一条　为规范本会档案的收集、保管和利用，保障档案完整安全，服务会务和会员，制定本制度。

第二条　本会秘书处为档案主管部门，秘书长为第一责任人，指定专人（可兼任）负责档案日常管理。

第二章　归　档

第三条　归档范围：

（一）会员大会、理事会、监事会会议的决议、纪要及签到材料；

（二）本会各项规章制度、年度工作计划与总结；

（三）对外签订的合同、协议及重要往来函件；

（四）重要活动方案、签到表、宣传稿件、照片及影像资料；

（五）财务报表、审计报告、年检及捐赠材料；

（六）党建资料；

（八）其他有保存价值的资料。

第四条　归档要求：材料真实完整，签署齐全；

第五条　档案按“年度—类别编号

第三章　保　管

第六条　会议决议、章程制度、会员名册、重大合同、财务报告、年检资料等永久保管；一般通知、宣传资料等定期保管，期限不少于3年。

第七条　档案存放场所应防火、防潮、防盗、防虫

第四章　借阅与利用

第八条　档案借阅按以下规定审批：

（一）普通档案（已公开、不涉密、不涉会员隐私），由秘书长审批，即时办理；

（三）涉及国家秘密、商业秘密或第三方权益的档案，由会长审核

审批可通过书面、当面或微信工作群等形式办理，事后补登《档案借阅审批表》。

第九条　借阅人应妥善保管档案，不得涂改、拆卷、转借或拍照传播；借阅期限为7个工作日，确需延期的经秘书长同意。

第五章　销　毁

第十条　超过保管期限且无保存价值的档案，由档案员编制《档案销毁清册》，经秘书长审核、会长批准后，由两人以上监销签字；销毁清册永久保存。

第六章　附　则

第十一条　本制度由本会秘书处负责解释。

第十二条　本制度经理事会审议通过之日起施行。
附件：《佛山市网商协会档案借阅登记表》

佛山市网商协会

2024年4月20日